KSeF  – krok milowy w digitalizacji księgowości

Od 1 lutego 2026 roku polskie firmy i biura rachunkowe wejdą w nową erę obsługi dokumentów – Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Faktury papierowe i PDF-owe w obrocie B2B odejdą do przeszłości, a ich miejsce zajmie faktura ustrukturyzowana w formacie XML.

Czym jest KSeF i dlaczego jest obowiązkowy?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia:

• wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML,
• ich odbiór przez kontrahentów,
• automatyczne archiwizowanie dokumentów przez 10 lat,
• natychmiastową weryfikację przez administrację skarbową.

Dlaczego biura rachunkowe i firmy muszą działać już dziś, choć obowiązek wchodzi dopiero w 2026 roku.

Terminarz wdrożenia KSeF – kto i od kiedy?

Rząd zaplanował wdrożenie etapami, co daje czas na przygotowania:

Wniosek: choć najmniejsze podmioty mają czas do 2027 roku, biura rachunkowe muszą przygotować spójny proces obsługi wszystkich klientów już od 2026 roku.

Warto tu wspomnieć, że przygotowanie do KSeF warto zacząć dużo wcześniej – bo odbiór faktur zacznie się szybciej niż obowiązek ich wystawiania.

KSeF a biura rachunkowe

Biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców przewodnikiem po KSeF. To one będą odpowiadały nie tylko za rozliczenia, ale także za konfigurację i obsługę fakturowania.

Nowe wyzwania dla biura rachunkowego:

• Wsparcie klientów w nadawaniu uprawnień –przedsiębiorcy prowadzący JDG mają dostęp do KSeF automatycznie, natomiast spółki i inne formy prawne muszą złożyć formularz ZAW-FA i wskazać tzw. Pierwszą osobę uprawnioną.
   
• Konfiguracja systemów księgowych – sprawdzenie, czy używane oprogramowanie jest już zgodne z KSeF.
   
• Edukacja klientów – przygotowanie szkoleń, materiałów i checklist dla przedsiębiorców.
   
• Obsługa przejściowa – część klientów może chcieć korzystać równolegle ze starych systemów i KSeF – trzeba opracować jasne zasady komunikacji i obiegu dokumentów.
   

Tip: To dobry moment, by biura rachunkowe opracowały pakiety wdrożeniowe KSeF (szkolenie + konfiguracja + bieżąca obsługa).

KSeF a przedsiębiorcy – jak się przygotować?
 

Dla przedsiębiorców najważniejsze jest, by nie czekać do ostatniej chwili.

Checklist dla firm:
 

• Czy firma korzysta z systemu księgowego kompatybilnego z KSeF?
• Czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za współpracę z biurem rachunkowym?
• Czy pracownicy wiedzą, jak wystawić i przesłać fakturę w KSeF?
• Czy firma, która ma obowiązek, złożyła formularz ZAW-FA i wskazała Pierwszą osobę uprawnioną?
• Czy są procedury obiegu faktur między działami (np. księgowość – sprzedaż – logistyka)?

Warto pamiętać:

• Fundacje i podmioty nieprowadzące działalności, jeśli mają NIP, także będą objęte KSeF.
• Nievatowcy wystawiający faktury z NIP dla firm również muszą korzystać z KSeF.
• Paragony z NIP będą funkcjonować tylko do końca 2026 r., od 2027 zastąpią je faktury w KSeF.
•  KSeF obejmuje nie tylko faktury sprzedaży, ale także faktury zaliczkowe, korekty i faktury rozliczeniowe.

Jak działa faktura w systemie zintegrowanym z KSeF

• Faktura tworzona jest w formacie XML w systemie księgowym.
• Dokument trafia do KSeF i jest automatycznie weryfikowany.
• KSeF nadaje mu numer KSeF ID.
• System generuje UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) – gwarancję, że dokument został poprawnie zarejestrowany.

Terminy wysyłki:

Zgodnie z założeniami KSeF, fakturę należy przekazać do systemu tego samego dnia, w którym została wystawiona. Dopuszczalne jest jednak przesłanie jej najpóźniej następnego dnia roboczego, co stanowi margines bezpieczeństwa – np. w razie problemów z Internetem, prądem lub przy dużej liczbie faktur generowanych automatycznie (np. w sieciach sprzedaży detalicznej czy na stacjach paliw).

W przypadku awarii KSeF:

• Planowane przerwy techniczne: fakturę należy przesłać w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy,
   
• Awarie nieplanowane: termin wydłuża się do 7 dni roboczych od momentu przywrócenia działania systemu.